Une modern data stack au service des équipes métiers

Introduction

Ces dernières années, avec la rapidité d'évolution des pratiques, l'intensification du numérique et la diminution de leur bande passante, les besoins en formation des professionnels de santé ont drastiquement changé. Pour répondre à ces besoins, In situ training a créé Invivox, une plateforme qui centralise de nombreuses formations, avec grande diversité de thématiques et allant de contenus courts à la demande à des formations en présentiel de plusieurs jours. L'enjeu, notamment pour le service Content, responsable de l'approvisionnement et de la gestion des contenus de formation sur la plateforme, est de répondre au mieux à leurs besoins : quel type de formation préfèrent-ils ? Quels sont les domaines ou thématiques sur lesquels ils ont besoin de se former ? Quand sont-ils disponibles pour des formations potentiellement plus longues ? Quelles sont les caractéristiques des formations les plus attractives ? L'idée est alors d'utiliser et analyser les données récupérées sur la plateforme pour mieux connaître les professionnels de la santé utilisateurs et d'optimiser notre réponse à toutes ces problématiques.
Méthodologie

Pour permettre au service Content d'optimiser l'impact et l'efficacité de ses activités, nous avons procédé par étape, en travaillant sur toute la chaîne de la donnée.
- Mise à disposition des données Tout d'abord, il a fallu mettre en place un système d'accès et de partage des données. On a donc créé une base décisionnelle, alimentée par un ETL, et intégré Metabase (un logiciel de BI) dans les habitudes des collaborateurs. Cette démarche a ouvert de nouvelles perspectives, générant ainsi des besoins spécifiques.
- Identification des besoins Par la suite, nous avons adopté une méthodologie « objective centric », nous avons identifié le rôle du service Content au sein de l'entreprise, ses différentes missions puis avons identifié des sous-objectifs ou pratiques pouvant être optimisées par l'utilisation de données pertinentes.
- Création des outils Suite à cette réflexion, différents outils, associés chacun à un besoin spécifique, ont été créés, allant de l'extraction de KPIs à la création d'algorithmes pour la détermination de l'effectivité des contenus, en passant par des dashboards interactifs sous Metabase et des améliorations de la plateforme. S'en est suivi une période de recettage et débuggage des différents outils, de laquelle a découlé des processus d'utilisation clairs à destination des différentes équipes concernées. Enfin, il a fallu autonomiser et responsabiliser les équipes en interne, afin de s'assurer de la bonne utilisation des outils mis à disposition.
- Amélioration continue La dernière étape de ce projet consiste en une amélioration continue des outils développés, ainsi qu'une constante réflexion sur de nouveaux besoins, en répétant la même méthodologie. En parallèle, quelques-uns de ces outils vont pouvoir être proposés comme service supplémentaires à nos clients, sujets à une des problématiques du service Content : s'assurer et maximiser la popularité de leurs formations.
Originalité / perspective

La particularité de ce projet est qu'il a fallu partir de zéro : il a fallu construire l'architecture data puis mettre à disposition et sensibiliser les équipes métiers à l'utilisation des données. Il a également fallu innover dans les outils mis en place, en mettant en oeuvre des méthodes statistiques et des calculs de coefficients spécifiques à la plateforme et à ses particularités, et prenant en compte l'inhomogénéité des formations et de leurs paramètres. Durant tout le projet, un fort enjeu a été de se concentrer sur les objectifs liés à chaque outil à développer, afin de ne pas être submergés par la quantité d'informations disponibles et d'analyses possibles, mais pas forcément utiles ou pertinentes.

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